Nous avons tous connu ces réunions, plus ou moins réussies, qui
peuvent donner naissance à une équipe
soudée, unie autour d’un projet
commun, capable d’insuffler et porter le changement ou au contraire, annoncer une catastrophe dans la conduite du projet à venir, son acceptation, son succès et sa pérennité.
Cette réunion, ô combien stratégique, est la réunion de lancement. Elle constitue le
top départ officiel du démarrage
d’un projet. Qu’il soit en mode marathon (programme de transformation qui
courent sur plusieurs mois voire années) ou course de vitesse (diagnostic
flash), l’important est de prendre un
bon départ.
La réunion de lancement fait partie du processus
d’acceptation du changement, en ce sens qu’elle représente un premier contact formel entre le projet
et les acteurs concernés. Il faut donc la penser comme partie intégrante de la stratégie globale de communication
permettant aux acteurs impactés de
s’approprier le projet et d’en devenir moteur.
Dans cette optique, elle est généralement
précédée par une réunion de travail ou
de cadrage en comité restreint,
généralement avec le sponsor et le top management concerné, et sert de base à
des futures réunions d’informations
auprès d’une population élargie.
La réunion de lancement est donc une étape déterminante dans la réalisation
d’un projet. A l’instar d’une conférence de presse du sélectionneur d’une
équipe sportive, c’est le moment où l’on doit convaincre, rassurer,
véhiculer une image positive, pour embarquer les acteurs du projet et s’assurer de leur soutien. Chacun sait
qu’il est plus facile pour une équipe de relever un défi si elle est portée par
des supporters qui croient en elle...
La réussite d’une réunion de lancement réside
dans la qualité de sa préparation et de son animation.
1. La préparation
La préparation doit être efficace et judicieuse,
pour cela, il ne faut pas perdre de vue l’objectif principal qui n’est autre
que d’organiser le projet et s’assurer qu’il
sera mené sur le chemin du succès.
Le défi à relever est de réunir toutes les conditions adéquates pour y parvenir.
La première chose à laquelle on pense est à bâtir
un support de réunion. C’est
effectivement indispensable pour assoir
son discours, professionnaliser
l’évènement et en laisser une trace
écrite. Tout cela contribue à construire une image sérieuse et démontre l’importance
que l’on attache à la réunion et par
ricochet au projet.
Le support n’est là que pour servir l’objectif de la réunion, il
doit donc répondre à quatre questions :
-
De quoi
parle-t-on ? Il s’agit de poser le cadre
du projet. On rappelle l’ambition,
le contexte dans lequel il se
déroule et dont découlent les facteurs
déclencheurs d’un tel projet et les enjeux
qu’il porte.
-
Avec qui
réalise-t-on le projet ? Il s’agit de présenter les acteurs. On indique qui est en
charge de quoi, sur quel périmètre,
avec quelle(s) responsabilité(s).
-
Quand
doit-on réaliser les actions ? Il s’agit de détailler les actions dans le temps. On présente la planification des différentes phases du
projet.
-
Comment
réaliser les actions dans les délais fixés ? Il s’agit
d’apporter de la méthodologie. On
détaille les différentes tâches que
chacun a à réaliser, de façon chronologique,
pour atteindre l’objectif. C’est en
quelque sorte une feuille de route
que l’on donne à chaque acteur du projet.
Ce support n’est pas une fin en soi ; il est
en fait l’aboutissement d’un travail
préparatoire de vérification et de validation des informations qui seront
diffusées. Comme un journaliste vérifie ses sources avant de diffuser
l’information, il s’agit de faire un travail
d’investigation sur le fond.
En effet, durant cette réunion, il ne s’agit pas de faire polémique, mais de partager
au sein d’une même équipe l’organisation
globale, incluant les travaux à réaliser et les délais impartis, et
présenter le rôle que chacun y joue.
Il faut donc s’assurer de deux paramètres primordiaux : les acteurs sont préalablement informés et
les délais sont tenables.
Vous avez peut-être déjà vécu la colère voire la panique d’une personne qui découvre
en réunion qu’elle est responsable d’un chantier et qui ne sait comment elle
peut assumer cette fonction en supplément de ses tâches courantes, surtout dans
une période où elle est peu disponible. Ce que personne n’a pris la peine de
lui dire auparavant, c’est que ses fonctions ont été revues durant cette
période et qu’une équipe dédiée lui a été affectée pour assurer son nouveau
rôle. Là, on frise l’incident diplomatique ! Cela parait évident, mais
personne n’aime être mis au pied du mur…
Pour éviter ce genre de désagrément, et bien
d’autres, certaines précautions sont à prendre :
-
Identifier
avec le top management les différents acteurs
du projet pour les légitimer.
-
Prendre
connaissance des éventuels points de tension entre les différents acteurs. Chacun sait qu’il
faut parfois composer avec un partenaire que l’on n’apprécie pas
particulièrement. Autant le savoir à l’avance pour ne pas faire d’impair lors
de la présentation d’équipe.
-
Organiser
avec le top management le poste de
travail des acteurs concernés afin qu’ils puissent remplir pleinement leur
rôle. Il s’agit bien souvent de libérer du temps pour le projet en déléguant
provisoirement une partie de ses tâches courantes à un collègue, surtout dans
le cas d’un acteur qui gère des activités récurrentes chronophages.
-
S’informer
des contraintes planning liées à
l’activité des services de l’entreprise (ex : période de clôture dans le
cas d’un projet comptable), à la disponibilité des acteurs (période
d’absence…). Il s’agit de prendre en
compte ces contraintes dans la planification et ainsi rassurer les acteurs grâce à un
planning réaliste.
La dernière étape, et néanmoins la plus importante, est de rencontrer au préalable chaque acteur du projet identifié, lui expliquer en quoi consiste son rôle,
son planning d’intervention et le rassurer
sur les moyens mis à sa disposition. Informer les acteurs au préalable est
aussi un moyen de constater comment
ils abordent ce projet, dans quel état d’esprit, et quelles sont leurs
préoccupations. Ces indicateurs sont utiles pour prévoir l’animation de la
réunion, notamment dans la façon d’aborder certains points, les messages que l’on
veut faire passer.
Le support, de par son contenu, sert donc l’objectif principal de la réunion d’organiser
le projet dans une dynamique du succès. Un support
efficace est un support clair, structuré avec des informations fiables et une application réalistes. Il s'agit d'organiser un projet, il n’y a pas de place
pour l’ambiguïté ou les zones de brouillard !
Néanmoins, si le contenu répond aux attentes, la
forme n’est pas pour autant à
négliger. Elle sert également à réunir les conditions favorables à l’atteinte
de l’objectif, la cohésion d’une équipe dans l’adhésion au projet. Elle
contribue à rendre le projet attractif
en servant l’image que l’on souhaite
lui associer, comme le dynamisme, l’innovation ou la sécurité.
De la même façon que lorsqu’on passe un
entretien de recrutement, on soigne la
présentation. En effet, on sait que l’image
que l’on projette va influencer le jugement de notre interlocuteur, et cette image, forgée dans les
premières minutes, est indélébile.
Que l’on soit habillé costume Armani ou affublé d’un jean délavé et des baskets
du dimanche pour venter notre expérience en matière de finance d’entreprise,
notre discours et nos compétences sont identiques. Néanmoins, on comprendra
aisément que notre interlocuteur ne
reçoive pas le message de la même façon et que l’issue de l’entretien sera
bien différente en fonction de notre tenue vestimentaire…
La forme utilisée dans le support doit donc
prendre un compte plusieurs paramètres :
- Les messages que l'on souhaite délivrer : si la transparence est un credo, mieux vaut éviter les grands textes à la Proust qui pourraient noyer l'information et la rendre opaque. Quelques mots clés sur un support indique tout de suite la tendance.
- L’image que l’on souhaite donner au projet : le projet apporte la stabilité et la fiabilité du travail au quotidien ? Utilisez une association de mots – visuels représentant la sécurité. Le projet est synonyme de valeur ajouté ? Utilisez plutôt une association de mots – visuels représentant l’efficacité.
- La culture de l’entreprise : si l’entreprise est jeune et innovante, à l’instar de start-up, il faut en traduire le dynamisme par un visuel, souvent une représentation graphique avec des coloris vifs, symbolisant le mouvement. En revanche, une entreprise plus conservatrice n’entendra rien à ce type de présentation et préfèrera du texte dans des paragraphes classiquement structurés et un visuel sobre.
- L’image que l’on souhaite donner au projet : le projet apporte la stabilité et la fiabilité du travail au quotidien ? Utilisez une association de mots – visuels représentant la sécurité. Le projet est synonyme de valeur ajouté ? Utilisez plutôt une association de mots – visuels représentant l’efficacité.
- La culture de l’entreprise : si l’entreprise est jeune et innovante, à l’instar de start-up, il faut en traduire le dynamisme par un visuel, souvent une représentation graphique avec des coloris vifs, symbolisant le mouvement. En revanche, une entreprise plus conservatrice n’entendra rien à ce type de présentation et préfèrera du texte dans des paragraphes classiquement structurés et un visuel sobre.
L’important est que le support aide à captiver l’assemblée. Pour cela, il n’y a pas un support type, il y a
des grandes lignes à respecter, à décliner en autant de supports qu’il y
a de projets et d’entreprises.
Enfin un dernier point et non des moindres
concernant la préparation de la réunion de lancement : il s’agit de son organisation, qui a un impact direct sur la façon dont on va
mener la réunion et par conséquent
la façon dont on va construire le support,
dans son contenu et sa forme. Dans l’organisation, on retiendra deux points
d’attention que sont le choix des participants et le format de la réunion.
Qui dit réunion, dit participants. On l’oublie souvent, mais le choix des participants est primordial. Pour ne pas faire de mauvais
casting, il faut alors se poser la question suivante : à qui s’adresse la réunion de lancement ?
Certes, à l’équipe projet, mais parle-t-on d’une
équipe restreinte, dans ce cas, seuls
les responsables de chantiers sont conviés, ou de l’ensemble de l’équipe, dans ce cas, il s’agit d’inviter tous les
acteurs, responsables de chantiers et leur équipe dédiée.
De plus, certains acteurs, collatéraux au projet, peuvent être conviés pour les intéresser au projet et leur faire comprendre les impacts qu’il pourrait
avoir sur eux. Il n’est pas rare d’inviter un responsable commercial pour un
projet de réorganisation du juridique dans des organismes de crédit. En effet,
même si les commerciaux ne sont pas partie prenante au processus juridique, son
évolution a des impacts sur leur travail au quotidien, par exemple dans les
délais d’attribution des crédits et des conditions de ventes.
Il conviendra de s’assurer que la réunion répondra aux attentes des
participants et que les messages
que l’on veut faire passer sont alignés
sur la population invitée. Pour
éviter tout risque d’incompréhension, il est préférable d’envoyer, quelques
jours auparavant, aux participants, un ordre
du jour de la réunion et une brève
explication de son objectif et
des résultats attendus.
La réunion de lancement est un évènement
particulier hybride entre une réunion d’information et une réunion de travail. C’est un moment de
partage et d’échange entre les acteurs du projet, mais il ne s’agit en aucun
cas de débat et traitement de cas particuliers.
C’est un peu le même principe qu’une réunion
d’information dans les établissements scolaires. On vous explique comment va se
passer l’année de votre chérubin, le programme au fil du le temps, les méthodes
de travail et qui anime quoi. Vous pouvez poser des questions, demander des
précisions, mais vous ne remettrez pas en cause les décisions, ni ne traiterez
du cas spécifique de votre enfant qui a des difficultés d’apprentissage, de
concentration ou que sais-je !
L’objectif est donc de bien rythmer la réunion et prévoir l’alternance
entre les moments d’information et d’échange pour de capter l’attention et maintenir les participants dans un mode actif. Deux astuces pour cela, la
première consiste à bien choisir la durée
de la réunion : il faut prendre en compte la capacité de concentration des
participants qui en moyenne commence à diminuer au bout d’une heure. La seconde
astuce consiste à faire participer,
de façon contrôlée et limitée, divers acteurs pour dynamiser le discours et rompre un
rythme qui pourrait être monotone.
Une réunion bien préparée amorce une dynamique
positive mais ne garantit pas la réussite de la réunion. Un facteur essentiel
peut faire basculer son issue, c’est l’animation car même avec la meilleure
préparation existante, un mauvais animateur peut faire tourner la réunion au
cauchemar.
2. L’animation
L'animation d'une réunion de lancement doit être dynamique et entraînante. Elle contribue à faire s'impliquer les acteurs du projet et à s'engager durablement dans le changement. Pour cela, l'animateur doit convaincre les participants, acteurs du projet, de l'importance de leur rôle dans la réussite du projet. Il doit donc les :
- Informer sur
ce que l’on attend d’eux dans l’environnement propre au projet.
-
Rassurer sur
leur capacité à mener à bien leur mission.
-
Projeter dans
leur futur rôle.
-
Guider dans
la réalisation de leurs tâches.
L'animation d'une réunion de lancement doit être dynamique et entraînante. Elle contribue à faire s'impliquer les acteurs du projet et à s'engager durablement dans le changement. Pour cela, l'animateur doit convaincre les participants, acteurs du projet, de l'importance de leur rôle dans la réussite du projet. Il doit donc les :
L’animateur est également garant de la bonne livraison des messages, il doit s’assurer de la bonne compréhension de l’organisation (tâches, délais…) et de l’environnement (enjeux, contraintes…).
Il doit être à la fois :
-
Clair
: exposer les faits de façon simple et structurée. Une problématique bien
comprise permet de gagner du temps sur l’explication de la conduite à tenir et
des options choisies.
-
Concis :
éviter les longs discours sous peine de diluer voire de perdre le message. Une
explication brève est plus facilement retenue.
-
Favoriser
les échanges : faire preuve d’écoute et savoir animer les interventions.
Une personne qui peut s’exprimer se sent
plus concernée et impliquée.
-
Ferme :
savoir imposer les décisions validées. Une position clairement tenue évite des
débats stériles, improductifs et polluants.
Le choix de l’animateur est donc essentiel car ce dernier doit, au-delà
du rôle qu’il doit jouer, s’adapter
à la situation, au contexte et à la culture d’entreprise. En effet, on
n’engage pas un croquemort pour animer un mariage !
Vous l’aurez compris réussir une telle
animation, prenant en compte l’ensemble des paramètres n’est pas chose aisée.
C’est pourquoi il est préférable d’opter pour une co-animation, ou plutôt des interventions ponctuelles durant l’animation de la réunion. Il ne
faut pas perdre le fil rouge de la réunion et garder le cap avec une cohésion
d’ensemble.
Le meilleur des dispositifs, consiste à composer avec différents acteurs en
répartissant clairement les rôles de chaque intervenant ;
chacun ayant un objectif précis :
-
Le « monsieur
loyal » : il orchestre
l’ensemble de la réunion et garantit son bon déroulement et l’atteinte de l’objectif de la réunion, soit la bonne compréhension de tous de
son rôle et des actions à mener pour garantir le succès du projet. Il est pédagogue.
-
Le sponsor :
il est le symbole de l’implication du top management et de l’importance donné au projet. Il est
garant de l’engagement pris auprès
des différents acteurs pour leur permettre la réussite de leur intervention. Il
est ferme
-
Les responsables
des différents chantiers propres au projet : ils impulsent une dynamique dans la conduite des travaux.
Ils rassurent, grâce à leur proximité avec leurs équipes, sur la
faisabilité des tâches affectées.
Alors,
réussir sa réunion de lancement, compliqué ?
Surement pas plus que bien réussir n’importe quelle réunion. Mais il ne faut pas se tromper de challenge :
la réunion de lancement représente la première
pierre de l’édifice sur lequel va se bâtir le projet. Si les fondations ne sont pas solides, la construction s’avèrera compliquée. Elle
ne sera certes pas impossible à réaliser, mais il faudra composer avec de
nombreuses réparations qui seront consommatrices
de temps, et souvent d’argent
dans un projet, et le résultat final
ne sera peut-être pas aussi esthétique qu’attendu. Il n’y a bien que la Tour de
Pise, dont le coté bancal fait tout son charme… !
Déborah
Flahaut
Tendance Transfo